Μάθετε ΕΥΚΟΛΑ και ΔΩΡΕΑΝ ό,τι σας χρειάζεται για να δουλέψετε με υπολογιστές και άλλες ψηφιακές συσκευές
ΒΡΙΣΚΕΣΤΕ ΕΔΩ: (3) ΧΡΗΣΗ ΒΑΣΙΚΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΩΝ → Υπολογισμοί: Excel και λογιστικά φύλλα
| ΜΟΙΡΑΣΤΕΙΤΕ ΤΗΝ ΙΣΤΟΣΕΛΙΔΑ | Tweet |
Υπολογισμοί και οργάνωση πληροφοριών:
Χρήση του προγράμματος Excel και άλλων λογιστικών φύλλων
Σε αυτό το κεφάλαιο
β) Το περιβάλλον εργασίας του Excel
γ) Ρυθμίσεις του Excel: ορισμός προτιμήσεων του χρήστη για τη λειτουργία του προγράμματος
δ) Αρχεία του Excel: Δημιουργία νέου βιβλίου και αποθήκευση - άνοιγμα υπάρχοντος βιβλίου
στ) Η δομή ενός φύλλου (sheet)
ζ) Εισαγωγή περιεχομένου στα κελιά του Excel
η) Μορφοποίηση κελιών και των περιεχομένων τους. Τροποποιήσεις σε φύλλο.
θ) Τύποι και συναρτήσεις στο Excel
θ2) Εισαγωγή συνάρτησης σε κελί
θ3) Επεξεργασία και αλλαγές σε τύπους και συναρτήσεις
θ4) Σχετική και απόλυτη αναφορά στη θέση κελιού μέσα σε τύπο ή συνάρτηση
θ5) Αναφορά σε κελιά που βρίσκονται σε άλλο φύλλο ή σε άλλο βιβλίο
ι) Εργασία με μεγάλα φύλλα. Εκτύπωση φύλλων.
ια) Ταξινόμηση και οργάνωση δεδομένων σε φύλλα
ια2) Εντοπισμός καταχωρήσεων σε πίνακα με Αυτόματο Φίλτρο (Auto Filter)
ιβ) Γραφικές παραστάσεις (Charts)
α) Γενικά
Στο προηγούμενο κεφάλαιο για τους επεξεργαστές κειμένου, αναφερθήκαμε στην έννοια του πίνακα. Είπαμε συγκεκριμένα ότι: Ο πίνακας είναι μία διάταξη χώρων, οι οποίοι ονομάζονται κελιά, τακτοποιημένων σε γραμμές και στήλες. Παράδειγμα ενός πίνακα με δύο γραμμές και τρεις στήλες (και επομένως με 2 Χ 3 = 6 κελιά) φαίνεται παρακάτω:
1ο κελί Βρίσκεται στη διασταύρωση της πρώτης γραμμής με την πρώτη στήλη. |
2ο κελί Βρίσκεται στη διασταύρωση της πρώτης γραμμής με τη δεύτερη στήλη. |
3ο κελί Βρίσκεται στη διασταύρωση της πρώτης γραμμής με την τρίτη στήλη. |
4ο κελί Βρίσκεται στη διασταύρωση της δεύτερης γραμμής με την πρώτη στήλη. |
5ο κελί Βρίσκεται στη διασταύρωση της δεύτερης γραμμής με τη δεύτερη στήλη. |
6ο κελί Βρίσκεται στη διασταύρωση της δεύτερης γραμμής με την τρίτη στήλη. |
Το λογιστικό φύλλο (spreadsheet) είναι η απεικόνιση σε έναν υπολογιστή ενός πίνακα, στα κελιά του οποίου αποθηκεύονται αριθμοί ή άλλες πληροφορίες. Η σημαντική του ιδιότητα είναι ότι μπορεί να επεξεργαστεί τα περιεχόμενα των κελιών και να εκτελέσει υπολογισμούς με αυτά. Ένα πολύ απλό παράδειγμα υπολογισμών και επεξεργασίας των περιεχομένων των κελιών ενός πίνακα είναι το εξής:
| Κελί στη διασταύρωση της 1ης γραμμής με την 1η στήλη. Σε αυτό έχουμε αποθηκεύσει τον αριθμό 5. |
Κελί στη διασταύρωση της 1ης γραμμής με την 2η στήλη. Έχουμε ορίσει ότι σε αυτό το κελί θα παρουσιάζεται η τιμή του διπλανού προς τα αριστερά κελιού αυξημένη κατά 2. Άρα ο αριθμός που θα εμφανίζεται εδώ θα είναι ο 7. |
|
Σε αυτό το παράδειγμα βλέπουμε τα εξής:
α) Η συσχέτιση μεταξύ των κελιών γίνεται από το πρόγραμμα του υπολογιστή ανάλογα με το τι οδηγίες του δίνουμε. Αν στα κελιά τοποθετούμε αριθμητικές τιμές, η συσχέτιση γίνεται με μαθηματικούς τύπους που ορίζουμε, με τους οποίους εκτελούνται υπολογισμοί μεταξύ των περιεχομένων των κελιών. Στο παράδειγμά μας βλέπουμε ότι έχουμε ορίσει τον τύπο «περιεχόμενο κελιού = διπλανό κελί +2».
β) Τα περιεχόμενα των κελιών συσχετίζονται μεταξύ τους κατά τρόπο τέτοιον, ώστε αν αλλάξουμε τα περιεχόμενα ενός κελιού να αλλάξουν αυτόματα και τα περιεχόμενα όσων κελιών συνδέονται με αυτό. Στο παράδειγμά μας κάθε φορά που θα αλλάζουμε την τιμή του αριστερού κελιού, θα αλλάζει αυτόματα και η τιμή του δεξιού κελιού. Αν στο αριστερό κελί αποθηκεύσουμε τον αριθμό 5 τότε στο δεξιό κελί θα αποθηκευτεί από το πρόγραμμα ο αριθμός 5+2=7. Μόλις αλλάξουμε την τιμή του αριστερού κελιού σε 12 το πρόγραμμα θα αποθηκεύσει στο δεξιό κελί την τιμή 12+2=14.
(Βλέπουμε εδώ ότι αυτή η σχέση μεταξύ των κελιών ενός λογιστικού φύλλου είναι μία συνάρτηση. Στο παράδειγμά μας έχουμε ορίσει μία συνάρτηση με ανεξάρτητη μεταβλητή την τιμή του αριστερού κελιού και εξαρτημένη μεταβλητή την τιμή του δεξιού κελιού.)
Το πρόγραμμα της Microsoft το οποίο μας παρέχει κενά υπολογιστικά φύλλα, μέσα στα οποία αποθηκεύουμε πληροφορίες και τις επεξεργαζόμαστε με τον τρόπο που περιγράψαμε, ονομάζεται Excel.
Ένα αρχείο δεδομένων που δημιουργούμε στο Excel ονομάζεται βιβλίο (book). Κάθε βιβλίο περιέχει ένα ή πολλά ανεξάρτητα λογιστικά φύλλα που ονομάζονται φύλλα (sheets). Δεν υπάρχει περιορισμός στο πόσα φύλλα θα τοποθετήσουμε μέσα σε ένα βιβλίο του Excel.
β) Το περιβάλλον εργασίας του Excel
Υπάρχουν δύο μορφές του περιβάλλοντος εργασίας στο Microsoft Excel και σε όλα τα προγράμματα της σουίτας Office γενικά.
Παλαιότερες εκδόσεις όπως η Office XP και η Office 2003 είχαν αυτήν τη μορφή της Διεπαφής Χρήστη (User Interface):
Οι γραμμές εργαλείων έχουν κουμπιά, καθένα από τα οποία ενεργοποιεί μία εντολή (την οποία διαφορετικά θα έπρεπε να αναζητήσουμε μέσα στα μενού, ξοδεύοντας λίγο περισσότερο χρόνο). Το ποιές γραμμές εργαλείων θα εμφανίζονται το ρυθμίζουμε κάνοντας δεξί κλικ επάνω σε οποιαδήποτε από αυτές και επιλέγοντας με αριστερό κλικ του ποντικιού στη λίστα που ανοίγει.
Είναι πιθανό όταν κάνουμε κλικ σε ένα μενού για να το ανοίξουμε, να εμφανίζονται μόνο όσες εντολές από αυτό το μενού χρησιμοποιούνται συχνότερα και οι υπόλοιπες να μένουν κρυμμένες. Αν συμβαίνει αυτό στο τέλος του μενού εμφανίζεται ένα διπλό βελάκι που δείχνει προς τα κάτω. Εκεί πρέπει να κάνουμε κλικ με το ποντίκι για να εμφανιστεί το πλήρες μενού, όπως φαίνεται στην επόμενη εικόνα:
Ξεκινώντας το πρόγραμμα είναι πιθανό σε μία πλευρά να εμφανίζεται το Παράθυρο Εργασιών (New Document Pane), στο οποίο εμφανίζονται εργασίες και εντολές που εκτελούμε συχνά. Μπορούμε να το κλείσουμε κάνοντας κλικ στο "Χ":
Στις νεότερες εκδόσεις της σουίτας, από την έκδοση Office 2007 και μετά, η γραμμή μενού και οι γραμμές εργαλείων έχουν αντικατασταθεί από το Κουμπί Office (Office button) και το Ribbon ("κορδέλα"):
Ρυθμίσεις και εργασίες στο φύλλο ενός βιβλίου κάνουμε με δεξί κλικ επάνω στην καρτέλα του, στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου του Excel. Εκεί έχουμε τις επιλογές:
~ Εισαγωγή / Insert για την εισαγωγή νέου κενού φύλλου (επιλογή "Φύλλο Εργασίας / Worksheet" στο παράθυρο που ανοίγει.
~ Διαγραφή / Delete για τη διαγραφή του φύλλου. Τα αποτελέσματα αυτής της ενέργειας είναι οριστικά και δε μπορούν να αναιρεθούν με undo.
~ Μετονομασία / Rename για την αλλαγή ονόματος του φύλλου
~ Μετακίνηση ή Αντιγραφή / Move or Copy. Η εντολή αυτή ανοίγει το εξής παράθυρο:
Στο πλαίσιο "Before sheet / Πριν το φύλλο" επιλέγουμε πριν από ποιό φύλλο του ίδιου βιβλίου θέλουμε να μετακινηθεί το φύλλο. Αν στο πλαίσιο "Το Book / Στο βιβλίο" επιλέξουμε ένα άλλο βιβλίο που έχουμε ανοιχτό στο Excel εκείνη τη στιγμή, το φύλλο θα αποκοπεί και θα μετακινηθεί σε εκείνο το βιβλίο. Στις δύο παραπάνω ενέργειες, αν μαρκάρουμε την επιλογή "Create a copy / Δημιουργία αντιγράφου", τότε στη νέα θέση (είτε στο ίδιο βιβλίο είτε στο άλλο) θα δημιουργηθεί αντίγραφο του φύλλου, το οποίο όμως θα παραμείνει και στην αρχική του θέση.
γ) Ρυθμίσεις του Excel: ορισμός προτιμήσεων του χρήστη για τη λειτουργία του προγράμματος
Ο χρήστης ρυθμίζει τη λειτουργία του Excel ανάλογα με τις προτιμήσεις του στα εξής σημεία:
~ Στο Office XP / 2003:
Κάνουμε κλικ στο Μενού Tools (Εργαλεία).
Ρυθμίσεις γίνονται με διάφορες εντολές όπως Επιλογές (Options), Προσαρμογή (Customize), Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης (AutoCorrect Options), Ορθογραφικός έλεγχος (Spelling).
~ Στο Office 2007 και τα μεταγενέστερα:
Κάνουμε κλικ στο Office button και στο παράθυρο που ανοίγει κάνουμε κλικ στο κουμπί Excel options (Επιλογές του Excel) στην κάτω δεξιά γωνία. Το παράθυρο που ανοίγει λειτουργεί με tabs (καρτέλες), τις οποίες επιλέγουμε με κλικ στην αριστερή στήλη του παραθύρου (Popular, Formulas, Proofing κ.λπ.). Ακολούθως κάνουμε τις ρυθμίσεις στο δεξιό πλαίσιο του παραθύρου.
δ) Αρχεία του Excel: Δημιουργία νέου βιβλίου και αποθήκευση - άνοιγμα υπάρχοντος βιβλίου
Μόλις ανοίξουμε το Excel, εμφανίζεται μπροστά μας με ένα νέο κενό βιβλίο. Επειδή το βιβλίο αυτό δεν έχει αποθηκευτεί ποτέ, δεν έχει όνομα και γι αυτό στη γραμμή τίτλου φαίνεται ως "Βιβλίο 1" (ή με άλλο αριθμό αν έχουμε πολλά βιβλία ανοικτά ταυτόχρονα).
Ένα βιβλίο αποθηκεύεται ως εξής:
~ Στο Office XP / 2003:
Κάνουμε κλικ στο Μενού File > Save ή File > Save As (Αρχείο > Αποθήκευση ή Αρχείο > Αποθήκευση Ως)
~ Στο Office 2007 και τα μεταγενέστερα:
Κάνουμε κλικ στο Office button και στο μενού που ανοίγει επιλέγουμε Save ή Save As (Αποθήκευση ή Αποθήκευση Ως)
Η διαφορά μεταξύ των εντολών Αποθήκευση και Αποθήκευση Ως είναι η εξής:
Την πρώτη φορά που θέλουμε να αποθηκεύσουμε (να "σώσουμε" όπως λέμε) ένα αρχείο, πρέπει να ορίσουμε το όνομά του και τη θέση του στα αποθηκευτικά μέσα του υπολογιστή. Η εντολή που χρησιμοποιείται γι αυτές τις ενέργειες είναι η Αποθήκευση Ως (Save as). Από τη στιγμή που για το αρχείο αυτά τα στοιχεία έχουν οριστεί, χρησιμοποιούμε την εντολή Αποθήκευση (Save), με την οποία αποθηκεύουμε κάθε φορά τη νεώτερη έκδοση του αρχείου που έχουμε, σβήνοντας την προηγούμενη.
Μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Αποθήκευση Ως (Save as) για να σώσουμε ένα υπάρχον αρχείο με άλλο όνομα ή σε άλλο σημείο αποθηκευτικού μέσου.
Αν δώσουμε την εντολή Αποθήκευση (Save) για βιβλίο που δεν έχει αποθηκευτεί ποτέ και δεν έχει όνομα και θέση σε αποθηκευτικό μέσο, το Excel θα ενεργοποιήσει την εντολή Αποθήκευση Ως (Save as) για να ορίσουμε εκεί τα στοιχεία του.
Η εντολή Αποθήκευση (Save) ενεργοποιείται επίσης με το κουμπί με τη δισκέτα:
Σημαντική σημείωση: κατά τη διάρκεια εργασίας μας σε ηλεκτρονικό υπολογιστή, υπάρχει πάντα η πιθανότητα να συμβεί κάτι απρόβλεπτο, όπως διακοπή του ηλεκτρικού ρεύματος, "κόλλημα" του υπολογιστή ή του προγράμματος που χρησιμοποιούμε κ.λπ. Σε μια τέτοια περίπτωση ό,τι κι αν είχαμε δημιουργήσει θα χαθεί, αφού δε θα έχουμε τη δυνατότητα να το αποθηκεύσουμε. Για το λόγο αυτό, με οποιοδήποτε πρόγραμμα κι αν δουλεύουμε και δημιουργούμε κάτι, πρέπει να αποκτήσουμε τη συνήθεια να σώνουμε (save) το αρχείο που δημιουργούμε κάθε λίγα λεπτά. Ο πιο απλός τρόπος είναι να κάνουμε συχνά κλικ στο κουμπί με τη δισκέτα. Σε περίπτωση εμφάνισης προβλήματος, το τμήμα της δουλειάς που έχουμε σώσει θα διατηρηθεί στο αποθηκευτικό μας μέσο και θα χάσουμε μόνο το τμήμα που δημιουργήσαμε μετά την τελευταία αποθήκευση. Θα έχουμε έτσι ελαχιστοποιήσει την απώλεια.
Με την εντολή Αποθήκευση Ως (Save as) ορίζουμε επίσης και το είδος του αρχείου που θέλουμε να δημιουργήσουμε με την αποθήκευση. Οι συνηθισμένες επιλογές είναι:
~ Αρχείο Excel XP/2003 (με επέκταση .xls)
~ Αρχείο Excel 2007 ή μεταγενέστερο (με επέκταση .xlsx)
Για να ανοίξουμε ένα αρχείο που έχουμε αποθηκεύσει δίνουμε την εξής εντολή:
~ Στο Office XP / 2003:
Κάνουμε κλικ στο Μενού File > Open (Αρχείο > Άνοιγμα)
~ Στο Office 2007 και τα μεταγενέστερα:
Κάνουμε κλικ στο Office button και στο μενού που ανοίγει επιλέγουμε Open (Άνοιγμα)
Εναλλακτικά μπορούμε να πατήσουμε το κουμπί με το φάκελο που ανοίγει:
Για την αποθήκευση και χρήση αρχείων στο Excel επισημαίνουμε τα εξής:
~ Οι εντολές Άνοιγμα και Αποθήκευση ως ουσιαστικά ανοίγουν ένα παράθυρο του Windows Explorer (Εξερεύνηση των Windows) μέσα στο οποίο μπορούμε να κινηθούμε στα αποθηκευτικά μέσα, να δημιουργήσουμε φακέλους και υποφακέλους, να κάνουμε μετονομασίες κ.λπ.
~ Υπάρχει μία προεπιλογή για τη θέση όπου θα αποθηκευτεί ένα αρχείο, και αυτή είναι συνήθως στο φάκελο My Documents / Τά έγγραφά μου. Δεν είναι απαραίτητο να σώσουμε όλα μας τα αρχεία εκεί. Στο παράθυρο του Windows Explorer που ανοίγει η εντολή Αποθήκευση Ως (Save as) μπορούμε να επιλέξουμε το φάκελο και το αποθηκευτικό μέσο που επιθυμούμε.
~ Μπορούμε να έχουμε συγχρόνως ανοιχτά πολλά αρχεία στο Excel. Μπορούμε συγχρόνως να ανοίξουμε πολλά υπάρχοντα αρχεία και να δώσουμε εντολή να δημιουργηθούν νέα.
Για να δημιουργήσουμε νέο αρχείο δίνουμε την εξής εντολή:
~ Στο Office XP / 2003:
Κάνουμε κλικ στο Μενού File > New (Αρχείο > Δημιουργία)
~ Στο Office 2007 και τα μεταγενέστερα:
Κάνουμε κλικ στο Office button και στο μενού που ανοίγει επιλέγουμε New (Δημιουργία)
Εναλλακτικά μπορούμε να πατήσουμε το κουμπί με το λευκό φύλλο χαρτιού:
Τα πολλά αυτά αρχεία εμφανίζονται στη Γραμμή Εργασιών (Taskbar) των Windows και από εκεί επιλέγουμε ποιό θα είναι ενεργό κάθε φορά για να δουλέψουμε σε αυτό, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα:
ε) Η εντολή Undo (Αναίρεση)
Υπενθυμίζουμε εδώ ότι κατά τη εργασία μας σε ένα φύλλο, οποιαδήποτε στιγμή κάνουμε κάτι που δεν έχει το επιθυμητό αποτέλεσμα ή κάτι που συνέβη κατά λάθος, μπορούμε να το αναιρέσουμε πατώντας όσες φορές χρειαστεί το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Z ή κάνοντας κλικ όσες φορές χρειαστεί στο σχετικό κουμπί.
Δίπλα σε αυτό το κουμπί υπάρχει και το αντίστροφο ("Redo"), το οποίο ξανακάνει ενέργεια που αναιρέσαμε με το Undo.
Τα βελάκια που δείχνουν προς τα κάτω ανοίγουν drop down list όπου είναι καταγεγραμμένες οι τελευταίες ενέργειες που κάναμε ή αναιρέσαμε. Πηγαίνουμε με το ποντίκι τον κέρσορα στην τελευταία εντολή που θέλουμε και κάνουμε κλικ, οπότε κάνουμε ομαδική αναίρεση ή επανάληψη χωρίς να πατάμε το ίδιο κουμπί πολλές φορές.
Οι εντολές Undo και Redo στο Office 2003 (και στα παλιότερα) υπάρχουν και στο μενού Edit / Επεξεργασία.
Αναιρέσεις μπορούν να γίνουν μέχρι το σημείο όπου κάναμε την τελευταία αποθήκευση (save). Καμία αναίρεση δε μπορεί να γίνει αν έχει μόλις προηγηθεί αποθήκευση του εγγράφου.
στ) Η δομή ενός φύλλου (sheet)
Το φύλλο (sheet) όπως είπαμε, είναι ένας πίνακας. Στα κελιά αυτού του πίνακα τοποθετούμε αριθμούς ή άλλες πληροφορίες και ορίζουμε τύπους που συσχετίζουν τα περιεχόμενα των κελιών μεταξύ τους.
Οι γραμμές του πίνακα ονομάζονται με αριθμούς ενώ οι στήλες με γράμματα. Κάθε κελί έχει μία μοναδική ονομασία που προκύπτει από τον αριθμό της γραμμής και το γράμμα της στήλης, στη διασταύρωση των οποίων βρίσκεται. Για παράδειγμα, το πρώτο (πάνω αριστερά) κελί κάθε φύλλου, το οποίο βρίσκεται στη διασταύρωση της πρώτης στήλης (δηλαδή της στήλης "Α") με την πρώτη γραμμή (δηλαδή τη γραμμή "1") ονομάζεται κελί Α1.
Από όλα τα κελιά ενός φύλλου, κάθε φορά μόνο ένα είναι το ενεργό κελί, δηλαδή το κελί στο οποίο θα γίνουν αλλαγές αν πατήσουμε κάτι στο πληκτρολόγιο ή το ποντίκι μας. Το ενεργό κελί σημειώνεται με δύο τρόπους: α) έχει γύρω του χοντρό μαύρο πλαίσιο και β) η γραμμή και η στήλη στη διασταύρωση των οποίων βρίσκεται είναι τονισμένες με έντονο χρώμα. Το όνομα του ενεργού κελιού φαίνεται σε ειδικό πλαίσιο.
Από όλα τα φύλλα ενός βιβλίου, κάθε φορά μόνο ένα είναι το ενεργό φύλλο, δηλαδή το φύλλο στο οποίο θα γίνουν αλλαγές αν πατήσουμε κάτι στο πληκτρολόγιο ή το ποντίκι μας. Το ενεργό φύλλο σημειώνεται με έντονα χρώματα στην καρτέλα με την ονομασία του, στο κάτω μέρος της οθόνης.
Τα κελιά ενός φύλλου δεν είναι απεριόριστα και υπάρχει μία σημαντική διαφορά μεταξύ των παλαιότερων εκδόσεων του Excel (όπως το Excel ΧΡ ή 2003) και των νεότερων (Excel 2007 και τα μεταγενέστερα): Στις παλαιότερες εκδόσεις κάθε φύλλο έχει 65.536 γραμμές και 256 στήλες, ενώ στις νεότερες κάθε φύλλο έχει 1.048.576 γραμμές και 16.384 στήλες. Ενώ οι γραμμές συνήθως κάλυπταν τις ανάγκες των χρηστών, οι 256 στήλες των παλαιότερων εκδόσεων συχνά αποδεικνύονταν ανεπαρκείς. Γι αυτόν το λόγο η αύξηση του μεγέθους των φύλλων στις νεότερες εκδόσεις ήταν μια πολύ σημαντική βελτίωση του Excel.
Σε περίπτωση τοποθέτησης κειμένου σε ένα κελί, ο μέγιστος αριθμός χαρακτήρων που χωρά είναι 32.767.
ζ) Εισαγωγή περιεχομένου στα κελιά του Excel
Η εισαγωγή περιεχομένου σε ένα κελί γίνεται με τον εξής τρόπο:
Κάνουμε αριστερό κλικ επάνω σε ένα κελί και το κάνουμε τρέχον, ή, πατώντας τα τέσσερα βέλη στο πληκτρολόγιο, μετακινούμε το τρέχον κελί στη θέση που θέλουμε.
Ξεκινούμε να γράφουμε με το πληκτρολόγιό μας. Ό,τι γράφουμε εμφανίζεται α) στο τρέχον κελί, στο χώρο του οποίου λειτουργεί εκείνη τη στιγμή ένας "μίνι επεξεργαστής κειμένου" με δρομέα και δυνατότητα σβησίματος, μαρκαρίσματος κειμένου, αποκοπής - αντιγραφής - επικόλλησης κ.λπ. β) στη γραμμή τύπων (formula bar) του Excel, η οποία φαίνεται στην παρακάτω εικόνα:
Όση ώρα γράφουμε σε ένα κελί, στο άκρο της γραμμής τύπων εμφανίζεται ένα "Χ" και ένα "τικ (ν)".
Όταν τελειώσουμε το γράψιμο, πατάμε Enter ή κάνουμε κλικ με το ποντίκι στο "τικ (ν)" για να γίνει η εισαγωγή στο κελί. Αν θέλουμε να ακυρώσουμε την εισαγωγή στο κελί, πατάμε Escape (Esc) ή κάνουμε κλικ με το ποντίκι στο "Χ".
Αν θέλουμε να κάνουμε αλλαγές στα περιεχόμενα του τρέχοντος κελιού, κάνουμε διπλό κλικ επάνω του, ή πατάμε στο πληκτρολόγιο F2, ή κάνουμε κλικ στη γραμμή τύπων όπου εμφανίζονται τα περιεχόμενα του κελιού και γράφουμε εκεί. Αν ξεκινήσουμε να γράφουμε κατευθείαν επάνω στο ενεργό κελί χωρίς να κάνουμε πρώτα κάποια από αυτές τις τρεις ενέργειες, δε θα αλλάξουμε τα περιεχόμενα του ενεργού κελιού αλλά θα τα εξαφανίσουμε και θα τα αντικαταστήσουμε με ό,τι καινούργιο γράψουμε.
Το είδος του περιεχομένου του τρέχοντος κελιού ή πολλών κελιών που έχουμε μαρκάρει, ορίζεται με τον εξής τρόπο:
~ Στο Excel XP / 2003:
Μενού Μορφή > Κελιά (Format > Cells)
~ Στο Excel 2007 και τα μεταγενέστερα:
Ribbon > καρτέλα Home > πλαίσιο Number > κάνουμε κλικ στο βελάκι στην κάτω αριστερή γωνία.
Οι ενέργειες αυτές ανοίγουν το παράθυρο μορφοποίησης κελιών, το οποίο έχει καρτέλες. Η πρώτη από αυτές φαίνεται στην παρακάτω εικόνα:
Εκεί ορίζουμε τον τύπο του περιεχομένου των κελιών και την εμφάνισή τους.
Η πρώτη επιλογή (Γενική / General) χρησιμοποιείται για όλα τα κελιά ως προεπιλογή από το Excel. Με αυτήν τη μορφή το πρόγραμμα επιλέγει μόνο του αν το περιεχόμενο του κελιού είναι αριθμός ή κείμενο.
Κελιά με κείμενο είναι και όσα επιλέξουμε να μορφοποιήσουμε με την επιλογή "Κείμενο / Text" ή όσα περιέχουν γράμματα ή άλλα σύμβολα. Κελιά που συγκαταλέγονται σε αυτό το είδος δε μπορούν να συμμετέχουν σε πράξεις και τύπους. Ό,τι γραφτεί σε κελί που έχουμε μορφοποιήσει με την επιλογή "Κείμενο / Text", θεωρείται από το Excel ως κείμενο, ακόμη κι αν γραφτεί εκεί κάποιος αριθμός.
Άλλες μορφές κελιών που βλέπουμε στην εικόνα ότι μπορούμε να επιλέξουμε είναι:
~ Αριθμός / Number, με την οποία ρυθμίζουμε την εμφάνιση αριθμών όπως βλέπουμε στην παραπάνω εικόνα.
~ Νομισματική / Currency, η οποία εφαρμόζεται σε κελιά με αριθμούς που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε τύπους, και η οποία τοποθετεί στο τέλος των αριθμών σύμβολο νομίσματος (συνήθως το σύμβολο του ευρώ, ή άλλο σύμβολο αν το επιλέξουμε)
~ Ημερομηνία / Date, η οποία μορφοποιεί τα κελιά για να εμφανίζουν ημερομηνία.
Η εντολή Μορφοποίηση κελιών / Format cells υπάρχει και στο πολύ χρήσιμο μενού που ανοίγει με δεξί κλικ επάνω σε ένα κελί ή επάνω σε μια μαρκαρισμένη περιοχή του φύλλου.
Σε περίπτωση που θέλουμε να γράψουμε κείμενο με πολλές γραμμές μέσα σε ένα κελί, αλλάζουμε γραμμή πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων Alt + Enter.
η) Μορφοποίηση κελιών και των περιεχομένων τους. Τροποποιήσεις σε φύλλο.
Στο τρέχον κελί ή σε πολλά κελιά που έχουμε μαρκάρει, εφαρμόζουμε τη μορφοποίηση που θέλουμε με τους εξής τρόπους:
~ Στο παράθυρο Μορφοποίηση Κελιών / Format Cells που είδαμε στο προηγούμενο τμήμα του κειμένου, χρησιμοποιούμε τις καρτέλες Στοίχιση, Γραμματοσειρά, Περίγραμμα, Γέμισμα (Alignment, Font, Border, Fill).
~ Στις Γραμμές εργαλείων και στην καρτέλα Home του Ribbon χρησιμοποιούμε τα κατάλληλα κουμπιά. Είναι παρόμοια σε όλες τις εκδόσεις του Excel:
Σημαντικές επιλογές που έχουμε για τη μορφή ενός φύλλου και τη σωστή εμφάνιση του περιεχομένου των κελιών είναι η αλλαγή ύψους γραμμής και πλάτους στήλης, η αναδίπλωση κειμένου και η συγχώνευση κελιών. Οι ενέργειες αυτές γίνονται συνήθως για να προσαρμόσουμε το φύλλο έτσι ώστε να παρουσιάζονται ευκρινώς περιεχόμενα κελιών με μεγάλο μέγεθος. Τέτοιο περιεχόμενο, όταν κρυφτεί από το περιεχόμενο γειτονικών κελιών δεν παύει να υπάρχει και το Excel το χρησιμοποιεί κανονικά. Το περιεχόμενο πάντως του ενεργού κελιού εμφανίζεται και στη γραμμή τύπων, οπότε ακόμη κι αν το κελί είναι μικρό και δε μπορούμε να δούμε εκεί το περιεχόμενό του, μπορούμε να κοιτάξουμε στη γραμμή τύπων.
Στο κελί D1 έχουμε γράψει έναν πολύ μεγάλο αριθμό που δε χωρά να φανεί εκεί. Το Excel τον εμφανίζει ως #### αλλά εξακολουθεί να υπάρχει στο κελί και μπορούμε να τον χρησιμοποιήσουμε κανονικά σε τύπους. Επειδή το κελί D1 είναι το ενεργό κελί, το περιεχόμενό του φαίνεται στη γραμμή τύπων.
Στο κελί F1 έχουμε γράψει μεγάλο κείμενο, το οποίο εξαπλώνεται στα διπλανά κελιά μόνο και μόνο επειδή αυτά είναι κενά. Αν γράψουμε κάτι στο κελί G1 θα κρύψουμε ένα μέρος του κειμένου (βλέπε επόμενη εικόνα), αλλά το περιεχόμενο του κελιού F1 θα υπάρχει και θα χρησιμοποιείται κανονικά από το Excel.
Αλλαγή ύψους γραμμής και πλάτους στήλης κάνουμε για να να χωρέσουν μεγάλοι αριθμοί ή κείμενο σε κελιά, ή για να αλλάξουμε την εμφάνιση του φύλλου
Αλλαγή ύψους γραμμής κάνουμε τοποθετώντας το άκρο του κέρσορα ακριβώς στο επάνω ή στο κάτω όριο της γραμμής, στη θέση του αριθμού που δείχνει το όνομα της γραμμής. Εκεί κάνουμε αριστερό κλικ και κρατώντας το κουμπί του ποντικιού πατημένο σύρουμε το όριο.
Αλλαγή πλάτους στήλης κάνουμε τοποθετώντας το άκρο του κέρσορα ακριβώς στο δεξιό ή στο αριστερό όριο της στήλης, στη θέση του γράμματος που δείχνει το όνομα της στήλης. Εκεί κάνουμε αριστερό κλικ και κρατώντας το κουμπί του ποντικιού πατημένο σύρουμε το όριο.
Σε πολλές περιπτώσεις όταν γράψουμε περιεχόμενο μεγάλου μεγέθους σε ένα κελί, το Excel μεγαλώνει αυτόματα το ύψος της γραμμής και το πλάτος της στήλης του κελιού. Επίσης, αν τοποθετήσουμε το άκρο του κέρσορα ακριβώς επάνω στο όριο γραμμής ή στήλης, το μέγεθος της οποίας δεν επαρκεί για το περιεχόμενο ενός κελιού, και κάνουμε διπλό κλικ, το Excel θα μεγαλώσει αυτόματα το μέγεθος όσο χρειάζεται.
Στο βίντεο που ακολουθεί γίνεται επίδειξη των ενεργειών αυτών. Για να το δείτε κάντε δεξί κλικ επάνω του και στη λίστα εντολών ("μενού") που θα εμφανιστεί πατήστε στο Play/Αναπαραγωγή. Με τον ίδιο ακριβώς τρόπο σταματάτε την αναπαραγωγή του.
Η αναδίπλωση κειμένου κάνει αυτό ακριβώς που λέει το όνομά της: αναδιπλώνει μεγάλο κείμενο μέσα σε ένα κελί, έτσι ώστε αν είναι δυνατόν να μην εξαπλώνεται σε γειτονικά κελιά. Το Excel συνήθως εκτελεί αυτήν την εντολή μαζί με αυτόματη αλλαγή του ύψους της γραμμής όπου βρίσκεται το κελί. Στο παράδειγμα της παρακάτω εικόνας έχουμε κάνει αλλαγή του πλάτους της στήλης C για να εμφανίζεται σωστά το κείμενο.
Αναδίπλωση κειμένου στο ενεργό κελί κάνουμε στο παράθυρο της εντολής Μορφοποίηση Κελιών / Format Cells, στην καρτέλα Στοίχιση / Alignment, όπου ενεργοποιούμε την επιλογή που φαίνεται στην παρακάτω εικόνα:
Η συγχώνευση κελιών ενώνει τα μαρκαρισμένα κελιά έτσι ώστε το Excel να τα αντιμετωπίζει ως ένα, ενιαίο κελί. Παρατηρείστε την παρακάτω εικόνα:
Μαρκάραμε τα κελιά A1, B1, C1, D1, E1 και τα συγχωνεύσαμε. Όταν κάνουμε κλικ επάνω στο ενιαίο κελί, το Excel παρουσιάζει ως ενεργό κελί το πρώτο της συγχωνευθείσας περιοχής, δηλαδή το Α1, ενώ σημειώνει με έντονο χρώμα το όνομα όλων των στηλών και όλων των γραμμών της περιοχής.
Συγχώνευση μαρκαρισμένων κελιών κάνουμε στο παράθυρο της εντολής Μορφοποίηση Κελιών / Format Cells, στην καρτέλα Στοίχιση / Alignment, όπου ενεργοποιούμε την επιλογή που φαίνεται στην παρακάτω εικόνα:
Μπορούμε να σύρουμε με το ποντίκι και να μετακινήσουμε το τρέχον κελί ή μια μαρκαρισμένη περιοχή κελιών, αν τοποθετήσουμε την άκρη του δρομέα σε οποιοδήποτε σημείο μιας από τις τέσσερις πλευρές του κελιού (εκτός από την κάτω δεξιά γωνία όπου βρίσκεται μία έντονη μαύρη κουκκίδα) και κάνουμε αριστερό κλικ. Όταν φτάσουμε στο επιθυμητό σημείο αφήνουμε το κουμπί του ποντικιού. Αν εκεί βρίσκεται κάποιο κελί που περιέχει κάτι, το Excel μας προειδοποιεί ότι τα περιεχόμενά του θα χαθούν και θα αντικατασταθούν από αυτά που μεταφέρουμε εκεί. Επαληθεύουμε πατώντας ΟΚ, αλλιώς πατάμε Άκυρο / Cancel για να μην εκτελεστεί η μεταφορά.
Αν κάνουμε κλικ στο γράμμα - όνομα μιας στήλης ή στον αριθμό - όνομα μιας γραμμής, μαρκάρουμε όλα τα κελιά της γραμμής / στήλης. Μπορούμε, για παράδειγμα, να βάψουμε έτσι κίτρινα και τα 65.536 κελιά μιας στήλης.
Αν κάνουμε δεξί κλικ στο γράμμα - όνομα μιας στήλης ή στον αριθμό - όνομα μιας γραμμής, ανοίγουμε μενού με το οποίο μπορούμε να μορφοποιήσουμε ή να εκτελέσουμε αντιγραφή - αποκοπή - επικόλληση για ολόκληρη τη γραμμή / στήλη. Επίσης μπορούμε να κάνουμε αντιγραφή μορφοποίησης (με το κουμπί με το πινέλο).
Οι ίδιες λειτουργίες μπορούν να εκτελεστούν και για περισσότερες από μία γραμμές / στήλες, αν κανουμε μαρκάρισμα πολλών, κρατώντας πατημένο το αριστερό κουμπί του ποντικιού και σύροντας το δρομέα επάνω στα ονόματά τους.
Στο μενού που εμφανίζεται με το δεξί κλικ υπάρχουν και οι εντολές Διαγραφή / Delete και Εισαγωγή / Insert. Με αυτές διαγράφουμε όσες γραμμές / στήλες είναι μαρκαρισμένες, ή εισάγουμε ίσο αριθμό νέων, κενών γραμμών / στηλών.
Στο βίντεο που ακολουθεί γίνεται επίδειξη των παραπάνω λειτουργιών. Για να το δείτε κάντε δεξί κλικ επάνω του και στη λίστα εντολών ("μενού") που θα εμφανιστεί πατήστε στο Play/Αναπαραγωγή. Με τον ίδιο ακριβώς τρόπο σταματάτε την αναπαραγωγή του.
Πολλαπλά ενεργά φύλλα: Όλες οι αλλαγές που περιγράψαμε παραπάνω εφαρμόζονται στο ενεργό φύλλο του βιβλίου το οποίο βλέπουμε όταν δουλεύουμε. Αν κρατήσουμε πατημένο το πλήκτρο Ctrl και κάνουμε αριστερό κλικ στις καρτέλες άλλων φύλλων του βιβλίου, εκτός από αυτό που βλέπουμε, θα παρατηρήσουμε ότι και αυτές οι καρτέλες εμφανίζονται με έντονα χρώματα και είναι ενεργές. Μπορούμε να έχουμε έτσι συγχρόνως ενεργά πολλά φύλλα (ή και όλα) σε ένα βιβλίο. Ό,τι γράψουμε ή όποια μορφοποίηση εφαρμόσουμε σε κελί του φύλλου που βλέπουμε, συγχρόνως θα εφαρμοστεί και σε όλα τα κελιά στην ίδια θέση των υπολοίπων ενεργών φύλλων. Για παράδειγμα αν χρωματίσουμε κίτρινο το κελί C3 του φύλλου που βλέπουμε και γράψουμε εκεί τον τύπο =A1/2, το ίδιο θα γίνει σε όλα τα κελιά C3 όλων των ενεργών φύλλων.
Αν θέλουμε να καταστήσουμε ενεργά όλα τα φύλλα του βιβλίου, κάνουμε δεξί κλικ επάνω στην καρτέλα οποιουδήποτε από αυτά και στο μενού που ανοίγει επιλέγουμε "Select all sheets / Επιλογή όλων των φύλλων".
Αν στο βιβλίο υπάρχουν κάποια φύλλα που δεν είναι ενεργά, τερματίζουμε την ύπαρξη πολλαπλών ενεργών φύλλων κάνοντας αριστερό κλικ στην καρτέλα ενός μη ενεργού φύλλου. Αν όλα τα φύλλα του βιβλίου είναι ενεργά κάνουμε δεξί κλικ επάνω στην καρτέλα οποιουδήποτε από αυτά και στο μενού που ανοίγει επιλέγουμε "Ungroup sheets / Κατάργηση ομαδοποίησης φύλλων".
θ) Τύποι και συναρτήσεις στο Excel
θ1) Εισαγωγή τύπου σε κελί
Εισάγουμε τύπο σε κελί του Excel ξεκινώντας το γράψιμό του με ένα από τα σύμβολα "=" ή "+". Συνήθως χρησιμοποιείται το "=". Στο παράδειγμα της παρακάτω εικόνας, στο κελί C1 έχουμε γράψει τον τύπο =Α1+Β1 ο οποίος αθροίζει το περιεχόμενο των δύο διπλανών του κελιών:
Για να γράψουμε έναν τύπο κάνουμε ενεργό το σωστό κελί και ξεκινάμε το γράψιμο. Όταν τελειώσουμε πατάμε Enter ή κάνουμε κλικ στο "τικ (ν)" δίπλα στη γραμμή τύπων. Μόλις το κάνουμε αυτό, το Excel υπολογίζει τον τύπο και εμφανίζει το αποτέλεσμά του στο κελί.
Ένας τύπος μπορεί να περιέχει μόνο αριθμούς (π.χ. "=17+50"), μόνο αναφορές σε άλλα κελιά (π.χ. "=Α1+Β1"), ή αριθμούς και αναφορές σε άλλα κελιά (π.χ. "=17+C1").
Τύπος δε μπορεί να περιέχει αναφορά στο κελί μέσα στο οποίο βρίσκεται, γιατί ο υπολογισμός του δε μπορεί να εκτελεστεί. Αν κάνουμε κάτι τέτοιο το Excel μας ειδοποιεί ότι έχει γίνει το σφάλμα που ονομάζεται κυκλική αναφορά (circular reference).
Μέσα σε τύπο, αναφορά σε κελί εισάγεται με δύο τρόπους: α) Κατά το γράψιμο του τύπου πληκτρολογείται το όνομα του κελιού, π.χ. Α1 (Προσοχή: όταν γράφουμε γράμματα που είναι κοινά στα ελληνικά και στα αγγλικά, π.χ. Α, Β, Ζ κ.λπ. αυτά πρέπει να γράφονται οπωσδήποτε στα αγγλικά). Τα γράμματα της ονομασίας των στηλών μπορούν να γραφτούν είτε κεφαλαία είτε μικρά (είναι το ίδιο να γράψουμε "A1" και "a1"). β) Κατά το γράψιμο του τύπου και τη στιγμή που πρέπει να εισαχθεί όνομα κελιού, κάνουμε κλικ στο κελί αυτό. Για παράδειγμα, ο τύπος "=Α1+Β1" μπορεί να εισαχθεί ως εξής: [πληκτρολόγηση "="] > [κλικ στο κελί Α1] > [πληκτρολόγηση "+"] > [κλικ στο κελί Β1] > [Enter ή κλικ στο "τικ (ν)"].
Στους τύπους χρησιμοποιούμε τα εξής σύμβολα για τις αριθμητικές πράξεις:
+ για πρόσθεση
- για αφαίρεση
/ για διαίρεση
* για πολλαπλασιασμό
Σε τύπους που περιέχουν πολλές πράξεις, μπορούμε όσες θέλουμε να τις κλείσουμε μέσα σε παρενθέσεις για δύο λόγους: α) Οι παρενθέσεις επηρεάζουν τον τρόπο υπολογισμού του τύπου (βλέπε αμέσως παρακάτω) β) Ο τύπος ίσως είναι πιο εύκολο να διαβαστεί και να γίνει κατανοητός αν κάποια μέρη του βρίσκονται μέσα σε παρενθέσεις.
Παράδειγμα τύπου με παρενθέσεις είναι το =(A1+B1)/C1.
Κατά τον υπολογισμό των τύπων το Excel εκτελεί τις πράξεις με την εξής σειρά προτεραιότητας:
1. Πρώτα εκτελούνται όλες οι πράξεις που βρίσκονται μέσα σε παρενθέσεις
2. Ακολούθως εκτελούνται οι πολλαπλασιασμοί και οι διαιρέσεις
3. Τέλος εκτελούνται οι προσθέσεις και οι αφαιρέσεις
Λόγω αυτής της σειράς προτεραιότητας, είναι τελείως διαφορετικοί οι τύποι =(7+4)/2 και =7+4/2. Ο πρώτος ισούται με (7+4)/2 = 11/2 = 5,5 (εκτελείται πρώτα η πράξη στην παρένθεση) και ο δεύτερος ισούται με 7+4/2 = 7+2 = 9 (εκτελείται πρώτα η διαίρεση).
θ2) Εισαγωγή συνάρτησης σε κελί
Οι συναρτήσεις (functions) είναι έτοιμοι τύποι που περιέχει το Excel, για υπολογισμούς και επεξεργασία περιεχομένων κελιών. Κάθε συνάρτηση έχει δικό της όνομα και ιδιαίτερο τρόπο με τον οποίο γράφεται (συντάσσεται). Το όνομα μπορούμε να το γράψουμε είτε με κεφαλαία είτε με μικρά γράμματα.
Το γράψιμο όλων των συναρτήσεων σε ένα κελί ξεκινά με το "=".
Η συνάρτηση που χρησιμοποιείται ίσως περισσότερο από κάθε άλλη και την οποία θα χρησιμοποιήσουμε ως παράδειγμα, είναι η SUM. Η συνάρτηση αυτή υπολογίζει το άθροισμα των περιεχομένων μιας σειράς κελιών.
Ας υποθέσουμε ότι σε ένα φύλλο εισάγουμε τα εξής δεδομένα:
Στο κελί Α1 τον αριθμό 5
Στο κελί Α2 τον τύπο =Α1+12
Στο κελί Α3 τον τύπο =48,5/(Α1*Β1)
Αν στο κελί Α5 θέλουμε να τοποθετήσουμε το άθροισμα των περιεχομένων των κελιών A1, Α2 και Α3, μία λύση θα ήταν να χρησιμοποιήσουμε τον τύπο =A1+Α2+Α3. Αν όμως τα κελιά των οποίων το άθροισμα θέλουμε να υπολογίσουμε είναι πολλά, δε μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τον τύπο με τις προσθέσεις. Εκεί θα χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση SUM. Η συνάρτηση αυτή συντάσσεται ως εξής:
=SUM(πρώτο κελί περιοχής που θα αθροίσουμε : τελευταίο κελί περιοχής που θα αθροίσουμε)
Στο παραπάνω παράδειγμα, για το άθροισμα των κελιών Α1,Α2 και Α3 η σύνταξη της συνάρτησης είναι:
=SUM(A1:A3)
Οι συναρτήσεις μπορούν να συμμετέχουν σε τύπους, όπως π.χ. στον τύπο =SUM(A1:A3)+100
Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τα εξής:
~ Στα κελιά Α1, Α2 και Α3 έχουν εισαχθεί οι αριθμοί και οι τύποι του προηγούμενου παραδείγματος και στο κελί Α5 ο τύπος =SUM(A1:A3). Το αποτέλεσμά του που εμφανίζεται είναι 22,57059.
~ Στο κελί G5 έχει εισαχθεί ο τύπος =SUM(D1:F4), ο οποίος υπολογίζει το άθροισμα όλων κελιών με κίτρινο χρώμα.
~ Στο κελί G7 έχει εισαχθεί ο τύπος =SUM(D1:F4)+Α1+100, τον οποίο βλέπουμε και στη γραμμή τύπων.
Όταν σε μία συνάρτηση πρέπει να ορίσουμε ένα εύρος κελιών, όπως το (D1:F4) που είναι όλη η κίτρινη περιοχή της εικόνας μας, μπορούμε κατά την εισαγωγή της συνάρτησης να πληκτρολογήσουμε τα ονόματα των ακραίων κελιών και την άνω και κάτω τελεία ανάμεσά τους. Μία άλλη λύση είναι η εξής: κατά την εισαγωγή της συνάρτησης και τη στιγμή που έχουμε φτάσει στο σημείο =SUM( ,να ορίσουμε την περιοχή κελιών με το ποντίκι. Πηγαίνουμε τον κέρσορα πάνω στο κελί D1, πατάμε το αριστερό κουμπί και κρατώντας το πατημένο τον σύρουμε μέχρι να βρεθεί επάνω στο κελί F4. Εκεί αφήνουμε το κουμπί του ποντικιού και βλέπουμε ότι η συνάρτηση έχει γίνει πλέον =SUM(D1:F4 .Πληκτρολογούμε τη δεύτερη παρένθεση ")" και πατάμε Enter οπότε η συνάρτησή μας έχει πάρει πλέον την πλήρη της μορφή =SUM(D1:F4) .
Επειδή οι συναρτήσεις του Excel είναι πάρα πολλές και δε γίνεται να θυμόμαστε ούτε τα ονόματά τους ούτε τη σύνταξή τους, υπάρχει και άλλος τρόπος εισαγωγής τους σε ένα κελί:
~ Στο Excel XP / 2003:
Μενού Εισαγωγή > Συνάρτηση (Insert > Function)
Στο παράθυρο που ανοίγει εντοπίζουμε τη συνάρτηση που θέλουμε. Υπάρχει περιγραφή κάθε συνάρτησης, διαχωρισμός σε κατηγορίες και δυνατότητα μετάβασης στο σχετικό κεφάλαιο της βοήθειας του Excel.
~ Στο Excel 2007 και τα μεταγενέστερα:
Ribbon > καρτέλα Formulas > πλαίσιο Function Library.
Στο βίντεο που ακολουθεί γίνεται επίδειξη εισαγωγής της συνάρτησης SUM για τον υπολογισμό του αθροίσματος των τιμών των περιοχών (A1:A3) και (D1:F4) συγχρόνως, σύμφωνα με την καθοδήγηση του Excel 2007. Για να το δείτε κάντε δεξί κλικ επάνω του και στη λίστα εντολών ("μενού") που θα εμφανιστεί πατήστε στο Play/Αναπαραγωγή. Με τον ίδιο ακριβώς τρόπο σταματάτε την αναπαραγωγή του.
θ3) Επεξεργασία και αλλαγές σε τύπους και συναρτήσεις
Όπως αναφέραμε και στο κεφάλαιο "ζ) Εισαγωγή περιεχομένου στα κελιά του Excel", αλλαγές στα περιεχόμενα του τρέχοντος κελιού κάνουμε ως εξής: κάνουμε διπλό κλικ επάνω του, ή πατάμε στο πληκτρολόγιο F2, ή κάνουμε κλικ στη γραμμή τύπων.
Όταν κάνουμε κάτι από τα παραπάνω, το Excel εμφανίζει με χρώμα κάθε ονομασία κελιού ή περιοχής κελιών που υπάρχει μέσα στον τύπο, και τοποθετεί πλάισιο ίδιου χρώματος γύρω από το κελί ή την περιοχή κελιών:
Όταν βρισκόμαστε σε μια τέτοια κατάσταση επεξεργασίας ενός τύπου, μπορούμε να αλλάξουμε τα χρωματιστά πλαίσια ως εξής:
Αν τοποθετήσουμε την άκρη του δρομέα ακριβώς επάνω σε κάποια από τις πλευρές ενός πλαισίου, μπορούμε με αριστερό κλικ του ποντικιού να σύρουμε το πλάισιο σε διαφορετική θέση, έτσι ώστε στον τύπο να συμμετέχουν διαφορατικά κελιά.
Αν τοποθετήσουμε την άκρη του δρομέα ακριβώς επάνω σε κάποια από τις τέσσερις έντονες κουκκίδες που υπάρχουν στις γωνίες ενός πλαισίου, μπορούμε με αριστερό κλικ του ποντικιού να τη σύρουμε και να αλλάξουμε το μέγεθος του πλαισίου.
Αν κελί ή περιοχή κελιών που συμμετέχει σε τύπο μετακινηθεί, είτε με κάποιον από τους παραπάνω τρόπους είτε επειδή έγινε κάποια εισαγωγή γραμμών ή στηλών στο φύλλο, ο τύπος αλλάζει έτσι ώστε να περιλαμβάνει τη νέα ονομασία του κελιού ή της περιοχής κελιών.
Αν κελί που περιέχει τύπο μετακινηθεί, τα περιεχόμενά του δεν αλλάζουν.
Αυτή η μετακίνηση ισοδυναμεί με τις εντολές Αποκοπή - Επικόλληση (Cut - Paste)
Στο βίντεο που ακολουθεί γίνεται επίδειξη των παραπάνω λειτουργιών. Για να το δείτε κάντε δεξί κλικ επάνω του και στη λίστα εντολών ("μενού") που θα εμφανιστεί πατήστε στο Play/Αναπαραγωγή. Με τον ίδιο ακριβώς τρόπο σταματάτε την αναπαραγωγή του.
θ4) Σχετική και απόλυτη αναφορά στη θέση κελιού μέσα σε τύπο ή συνάρτηση
Αναφερθήκαμε προηγουμένως στη μετακίνηση και την Αποκοπή - Επικόλληση (Cut - Paste) κελιών.
Η Αντιγραφή - Επικόλληση (Copy - Paste) που περιέχουν τύπους με αναφορές σε άλλα κελιά λειτουργεί με διαφορετικό τρόπο:
Αν στο κελί Β1 τοποθετήσουμε τον τύπο =Α1, αυτός σημαίνει ότι το κελί Β1 ισούται με το κελί που βρίσκεται αμέσως δεξιά του, όποιο κι αν είναι αυτό, και όχι ότι ισούται πάντα με το συγκεκριμένο κελί Α1. Η αναφορά δηλαδή που γίνεται στη θέση του κελιού Α1 είναι σχετική με τη θέση του κελιού Β1 που περιέχει τον τύπο ("το κελί αμέσως δίπλα του προς τα δεξιά") και όχι απόλυτη. Γι αυτόν το λόγο, αν κάνουμε Αντιγραφή - Επικόλληση (Copy - Paste) του κελιού Β1 στο κελί Β2, θα δούμε ότι ο τύπος που θα αποθηκεύσει το Excel εκεί δε θα είναι πάλι ο =Α1, αλλά ο =Α2. Μεταφέρεται δηλαδή εκεί ο τύπος με τη σχετική θέση του κελιού προς τα δεξιά.
Η λογική αυτή ισχύει για την Αντιγραφή - Επικόλληση κελιού με οποιοδήποτε τύπο ή συνάρτηση περιέχει αναφορές σε άλλα κελιά. Στην παρακάτω εικόνα, στο πράσινο κελί D4 υπάρχει ο τύπος =A1+C2+D1, με τον οποίο αθροίζουμε τα τρία κίτρινα κελιά A1, C2 και D1, όπως δείχνουν τα μπλέ βέλη. Αν κάνουμε Αντιγραφή - Επικόλληση του πράσινου κελιού D4 στο κόκκινο κελί F10, ο τύπος θα αλλάξει σε =C7+E8+F7, όπως δείχνουν τα άλλα τρία μπλε βέλη. Το αποτέλεσμα που φαίνεται στο κόκκινο κελί F10 είναι 0, γιατί τα κελιά C7, E8 και F7 είναι κενά.
Για να διατηρήσουμε σε Αντιγραφή - Επικόλληση τη στήλη, τη γραμμή ή και τη στήλη και τη γραμμή ενός κελιού που περιέχεται σε τύπο, πρέπει η αναφορά σε αυτό το κελί να είναι απόλυτη και όχι σχετική με τη θέση του κελιού που περιέχει τον τύπο. Αυτό το πετυχαίνουμε με εισαγωγή του συμβόλου $ στο όνομα του κελιού μέσα στον τύπο.
Αν στο κελί Β1 τοποθετήσουμε τον τύπο =Α1, αυτός θα σημαίνει ότι το κελί Β1 ισούται με το κελί που βρίσκεται στην ίδια γραμμή και στη διπλανή προς τα δεξιά στήλη.
Αν στο κελί Β1 τοποθετήσουμε τον τύπο =$Α1, αυτός θα σημαίνει ότι το κελί Β1 ισούται με το κελί που βρίσκεται στην ίδια γραμμή και στη στήλη Α. Η τοποθέτηση του συμβόλου $ δίπλα στο όνομα της στήλης έκανε την αναφορά σε αυτήν τη στήλη απόλυτη και όχι σχετική με τη θέση του κελιού που περιέχει τον τύπο. Αν αντιγράψουμε το κελί Β1 σε άλλη θέση, το Excel θα αλλάξει τον τύπο μόνο ως προς τη γραμμή. Η στήλη όμως που θα περιέχει ο τύπος θα είναι πάντα η Α.
Αν στο κελί Β1 τοποθετήσουμε τον τύπο =Α$1, αυτός θα σημαίνει ότι το κελί Β1 ισούται με το κελί που βρίσκεται στη γραμμή 1 και στη διπλανή προς τα δεξιά στήλη. Η τοποθέτηση του συμβόλου $ δίπλα στο όνομα της γραμμής έκανε την αναφορά σε αυτήν τη γραμμή απόλυτη και όχι σχετική με τη θέση του κελιού που περιέχει τον τύπο. Αν αντιγράψουμε το κελί Β1 σε άλλη θέση, το Excel θα αλλάξει τον τύπο μόνο ως προς τη στήλη. Η γραμμή όμως που θα περιέχει ο τύπος θα είναι πάντα η 1.
Αν στο κελί Β1 τοποθετήσουμε τον τύπο =$Α$1, αυτός θα σημαίνει ότι το κελί Β1 ισούται με το κελί Α1. Η τοποθέτηση του συμβόλου $ δίπλα στο όνομα της γραμμής και της στήλης έκανε την αναφορά στο κελί Α1 απόλυτη και όχι σχετική με τη θέση του κελιού που περιέχει τον τύπο. Αν αντιγράψουμε το κελί Β1 σε άλλη θέση, το κελί όπου κάναμε την αντιγραφή θα ισούται πάντα με το κελί Α1 και μόνον αυτό.
θ5) Αναφορά σε κελιά που βρίσκονται σε άλλο φύλλο ή σε άλλο βιβλίο
Μέσα σε έναν τύπο ή μία συνάρτηση μπορούμε να κάνουμε αναφορά σε κελιά που βρίσκονται σε άλλο φύλλο του ίδιου βιβλίου ή σε φύλλο άλλου βιβλίου το οποίο είναι ανοιχτό εκείνη τη στιγμή. Αυτό γίνεται ως εξής:
~ Για εισαγωγή κελιού που βρίσκεται σε άλλο φύλλου του ίδιου βιβλίου: την ώρα που γράφουμε τον τύπο, στο σημείο που θέλουμε να εισάγουμε την αναφορά σε κελί ή περιοχή κελιών άλλου φύλλου, κάνουμε κλικ με το ποντίκι στην καρτέλα του φύλλου αυτού για να μεταφερθούμε εκεί, κάνουμε κλικ στο κελί ή μαρκάρουμε με το ποντίκι τα κελιά, και τέλος κάνουμε κλικ με το ποντίκι στην καρτέλα όπου γράφουμε τον τύπο για να επιστρέψουμε εκεί και να συνεχίσουμε.
~ Για εισαγωγή κελιού που βρίσκεται σε φύλλο άλλου βιβλίου: την ώρα που γράφουμε τον τύπο, στο σημείο που θέλουμε να εισάγουμε την αναφορά σε κελί ή περιοχή κελιών, κάνουμε κλικ με το ποντίκι στο εικονίδιο - κουμπί του άλλου βιβλίου στη Γραμμή Εργασιών (Taskbar) των Windows για να μεταφερθούμε εκεί, επιλέγουμε το κατάλληλο φύλλο, κάνουμε κλικ στο κελί ή μαρκάρουμε με το ποντίκι τα κελιά, και τέλος κάνουμε κλικ με το ποντίκι στο εικονίδιο - κουμπί του αρχικού βιβλίου στη Γραμμή Εργασιών (Taskbar) των Windows για να επιστρέψουμε εκεί και να συνεχίσουμε.
Στην περίπτωση αναφοράς σε κελί άλλου βιβλίου, κάθε φορά που ανοίγουμε το βιβλίο που περιέχει την αναφορά αυτή το Excel θα μας ενημερώνει για την ύπαρξή της και θα μας ρωτά αν θέλουμε να κοιτάξει σε εκείνο το βιβλίο για να δει αν έχει αλλάξει η τιμή του κελιού ή των κελιών εκεί, έτσι ώστε να ενημερώσει το βιβλίο μας με τις πιο πρόσφατες τιμές. Αλλιώς μας δίνει τη δυνατότητα να ανοίξουμε το βιβλίο και να δουλέψουμε σε αυτό εμφανίζοντας στη θέση της αναφοράς την τελευταία τιμή που είχε βρει όταν είχε κοιτάξει εκεί παλιότερα.
θ6) "Τράβηγμα και γέμισμα" (Drag and Fill) κελιών
Στο χοντρό μαύρο πλαίσιο που περικλείει το ενεργό κελί ή μία μαρκαρισμένη περιοχή κελιών, η κάτω δεξιά γωνία έχει μία κουκκίδα με την οποία χρησιμοποιούμε τη λειτουργια Drag and Fill του Excel (σε ελεύθερη μετάφραση "τράβηγμα και γέμισμα"). Η κουκκίδα αυτή είναι μία λαβή και αν η άκρη του κέρσορα τοποθετηθεί ακριβώς επάνω της, ο κέρσορας αλλάζει σε σταυρό. Κάνοντας αριστερό κλικ και κρατώντας το κουμπί του ποντικιού πατημένο σύρουμε τη λαβή αυτή προς την κατεύθυνση που θέλουμε και το Excel γεμίζει τα κελιά που καλύπτουμε με αυτήν την κίνηση με δεδομένα ή τύπους σχετικούς με ό,τι υπήρχε στο κελί ή τα κελιά απ' όπου ξεκινήσαμε. Επίσης αντιγράφει και τη μορφοποίησή τους στα νέα κελιά.
Αν το κελί απ' όπου ξεκινήσαμε περιέχει τύπο ή συνάρτηση, αντιγράφεται στα νέα κελιά.
Αν το κελί ή τα κελιά απ' όπου ξεκινήσαμε περιέχει κάποια δεδομένα, το Excel προσπαθεί να βρει κάποια λογική και κάποιο μοτίβο σε αυτά και να το επαναλάβει στα νέα κελιά.
Όταν τελειώσουμε το "τράβηγμα" στο άκρο της γεμισμένης περιοχής εμφανίζεται το κουμπί 
με τις επιλογές για το πώς θα γίνει το γέμισμα της περιοχής.
Στο βίντεο που ακολουθεί γίνεται επίδειξη των παραπάνω λειτουργιών. Για να το δείτε κάντε δεξί κλικ επάνω του και στη λίστα εντολών ("μενού") που θα εμφανιστεί πατήστε στο Play/Αναπαραγωγή. Με τον ίδιο ακριβώς τρόπο σταματάτε την αναπαραγωγή του.
ι) Εργασία με μεγάλα φύλλα. Εκτύπωση φύλλων.
ι1) Σταθεροποίηση τμημάτων παραθύρου
Μία συνηθισμένη μορφή φύλλου έχει στις πρώτες γραμμές (1,2,3 κ.λπ.) και στις πρώτες στήλες (A,B,C κ.λπ.) τίτλους για τα στοιχεία που καταχωρούμε.
Τίτλοι σε γραμμές και στήλες
Αν το φύλλο είναι μεγάλο και κινούμαστε συνεχώς μέσα του από κελί σε κελί, φτάνουμε από κάποιο σημείο και πέρα σε περιοχές όπου οι τίτλοι των γραμμών και των στηλών δε φαίνονται πια. Για να αντιμετωπίσουμε αυτό το πρόβλημα το Excel μας δίνει τη δυνατότητα να "παγώσουμε", δηλαδή να σταθεροποιήσουμε κάποια τμήματα του παραθύρου στο οποίο βλέπουμε το φύλλο, έτσι ώστε να φαίνονται μονίμως. Υπάρχουν δύο τρόποι για να το πετύχουμε αυτό.
α) Στην πάνω και στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου με το φύλλο, στην περιοχή των γραμμών κύλισης (scrollbars), υπάρχουν δύο χειριστήρια τα οποία μπορούμε με αριστερό κλικ του ποντικιού να τα σύρουμε στη θέση που θέλουμε.
Χειριστήριο που μετακινούμε κατακορύφως
Χειριστήριο που μετακινούμε οριζοντίως
Μετακινώντας τα χειριστήρια εισάγουμε μία οριζόντια και μία διαχωριστική γραμμή, οι οποίες χωρίζουν το παράθυρο σε τέσσερις περιοχές (1-2-3-4). Υπάρχουν γραμμές κύλισης (scrollbars) για όλες τις περιοχές. Για να δουλέψουμε σε μία από τις περιοχές κάνουμε κλικ μέσα της και καθιστούμε ενεργό ένα κελί που φαίνεται εκεί.
Αλλάζουμε θέση στις γραμμές σύροντάς τις με το ποντίκι. Τις εξαφανίζουμε σύροντάς τις στα όρια του παραθύρου ή κάνοντας διπλό κλικ επάνω τους.
β) Κάνουμε ενεργό το κελί πάνω από το οποίο και αριστερά από το οποίο βρίσκονται οι περιοχές που θέλουμε να σταθεροποιήσουμε. "Παγώνουμε" τις περιοχές αυτές ως εξής:
~ Στο Excel XP / 2003:
Μενού Παράθυρο > Σταθεροποίηση τμημάτων παραθύρου (Window > Freeze panes)
~ Στο Excel 2007 και τα μεταγενέστερα:
Ribbon > καρτέλα View > πλαίσιο Window > Freeze panes
Κάναμε ενεργό το κίτρινο κελί Β4 και εκτελέσαμε την εντολή Freeze panes. Σταθεροποιήθηκαν οι τρεις στήλες 1, 2 και 3 πάνω από το ενεργό κελί και η γραμμή Α αριστερά του. Αυτό φαίνεται από τις δύο λεπτές γραμμές που εμφανίστηκαν (οριζόντια και κατακόρυφη).
Όσο κι αν κινηθούμε στο παράθυρο, τα σταθεροποιημένα τμήματα παραμένουν εμφανή. Εδώ έχουμε φτάσει στο κελί MYV125456 που βρίσκεται στη διασταύρωση της 125456ης γραμμής με την 9460η στήλη, αλλά οι στήλες 1, 2 και 3 και η γραμμή Α υπάρχουν ακόμη στο παράθυρο.
Καταργούμε σταθεροποίηση τμημάτων παραθύρου εκτελώντας την εντολή Unfreeze panes που βρίσκεται στα ίδια μενού.
ι2) Εκτύπωση φύλλων. Μορφοποίηση των προς εκτύπωση φύλλων με διαχωρισμό σε σελίδες, εμφάνιση τίτλων γραμμών και στηλών σε όλες τις σελίδες, και εισαγωγή κεφαλίδας και υποσέλιδου.
Είναι απλό να εκτυπώσουμε ένα φύλλο με μικρό όγκο πληροφοριών που έχουν αποθηκευθεί σε λίγα κελιά,καθώς μία σελίδα χαρτιού πιθανώς θα αρκεί. Η συνηθισμένη περίπτωση όμως είναι να έχουμε δημιουργήσει φύλλα με μεγάλο όγκο πληροφοριών, οι οποίες εκτείνονται σε πολλά κελιά. Αν επιχειρήσουμε να τυπώσουμε τέτοιο φύλλο σε μία μόνο σελίδα, είναι πιθανό το περιχόμενο των κελιών να είναι τόσο μικρό που δε θα μπορεί να διαβάζεται. Επίσης, αν αφήσουμε το Excel να χωρίσει μόνο του την εκτύπωση σε σελίδες, το πιθανότερο είναι ότι το αποτέλεσμα δε θα είναι αυτό που θα θέλαμε. Για το λόγο αυτό πρέπει να οργανώσουμε εμείς την εκτύπωση με διαχωρισμό του φύλλου σε πολλές σελίδες.
Ως παράδειγμα για την εργασία αυτή θα χρησιμοποιήσουμε ένα φύλλο παρόμοιο με αυτο που είδαμε παραπάνω με τις "Πωλήσεις έτους", αλλά με μεγαλύτερο μέγεθος. Θα περιλαμβάνει τις πωλήσεις για 2 έτη και για 100 είδη:
Η προβολή αυτή του φύλλου μας είναι η Κανονική / Normal. Το Excel μπορεί να μας δείξει το φύλλο με σημειωμένα τα όρια των σελίδων εκτύπωσης, στην προβολή με Προεπισκόπηση αλλαγών σελίδας / Page break preview, όπως στην παρακάτω εικόνα:
Μπορούμε να σύρουμε με το ποντίκι τις μπλε συνεχείς γραμμές στο εξωτερικό περίγραμμα και να αλλάξουμε την περιοχή εκτύπωσης.
Μπορούμε να σύρουμε με το ποντίκι τις μπλε διακεκομμένες γραμμές και να αλλάξουμε τα σημεία αλλαγής σελίδας (page breaks). Προσοχή: το Excel τοποθετεί αλλαγές σελίδας εκεί όπου πρέπει, έτσι ώστε η εκτύπωση να έχει το κανονικό μέγεθος (100%) των χαρακτήρων στα κελιά. Αν αλλάξουμε τα όρια έτσι ώστε οι σελίδες να περιέχουν λιγότερα κελιά, το μέγεθος εκτύπωσης δε θα επηρεαστεί. Αν όμως αλλάξουμε τα όρια έτσι ώστε οι σελίδες να περιέχουν περισσότερα κελιά, το μέγεθος εκτύπωσης θα μικρύνει (80%, 67% κ.λπ.) έτσι ώστε να χωρέσουν όλα όσα θέλουμε σε κάθε σελίδα. Είναι πιθανό τότε ότι οι χαρακτήρες θα εκτυπωθούν σε τόσο μικρό μέγεθος που θα διαβάζονται δύσκολα ή καθόλου.
Το είδος προβολής του φύλλου στην οθόνη ορίζεται ως εξής:
~ Στο Excel XP / 2003:
Μενού Προβολή > Κανονική ή Προεπισκόπηση αλλαγών σελίδας (View > Normal ή Page break preview)
~ Στο Excel 2007 και τα μεταγενέστερα:
Ribbon > καρτέλα View > πλαίσιο Workbook views. Επίσης μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα κουμπιά δίπλα στο χειριστήρο ορισμού της μεγέθυνσης της προβολής στην οθόνη, στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου του Excel.
~ Ο διαχωρισμός σε σελίδες κατ' αρχάς θα καθοριστεί από το μέγεθος του χαρτιού στο οποίο θα εκτυπωθεί το φύλλο. Το μέγεθος του χαρτιού θα καθοριστεί από τον εκτυπωτή στον οποίο θα γίνει η εκτύπωση.
Για να τα ορίσουμε αυτά ενεργοποιούμε την εντολή Εκτύπωση / Print, η οποία στο μεν Excel 2003 βρίσκεται στο μενού Αρχείο / File, στο δε Excel 2007 βρίσκεται στο κουμπί Office (στην πάνω αριστερή γωνία του παραθύρου του Excel). Ανοίγουμε έτσι το παράθυρο της εντολής:
Αν ο κατάλληλος εκτυπωτής είναι επιλεγμένος πατάμε Cancel. Αν όχι, τον επιλέγουμε οπότε το κουμπί Cancel μετατρέπεται σε Close και το πατάμε για να κλείσουμε το παράθυρο χωρίς να γίνει εκτύπωση.
~ Ορίζουμε ποιό τμήμα της περιοχής του φύλλου θα εκτυπωθεί ("Print area"). Το Excel θεωρεί ότι η περιοχή εκτύπωσης είναι όλη η περιοχή όπου υπάρχουν κελιά με δεδομένα. Αν αυτό μας εξυπηρετεί δεν επεμβαίνουμε. Αλλιώς αλλάζουμε την περιοχή με τις κατάλληλες εντολές που φαίνονται στις επόμενες εικόνες:
~ Ανοίγουμε ακολούθως το παράθυρο της εντολής Διαμόρφωση σελίδας / Page setup, η οποία στο μεν Excel 2003 βρίσκεται στο μενού Αρχείο / File, στο δε Excel 2007 βρίσκεται στο Ribbon > καρτέλα Page Layout > πλαίσιο Page Setup, όπου πατάμε το βελάκι στην κάτω δεξιά γωνία. Το παράθυρο αυτό έχει τέσσερις καρτέλες.
~ Η πρώτη καρτέλα είναι η Page:
Εδώ ορίζουμε:
*Προσανατολισμό χαρτιού
*Κλίμακα (Scaling). Ορίζεται είτε με ποσοστό (100% ή άλλο) του κανονικού μεγέθους που θα τύπωνε το Excel αν δεν παρεμβαίναμε, ή με διαίρεση της περιοχής εκτύπωσης σε σελίδες. Το δεύτερο γίνεται με την επιλογή "Fit to: X page(s) wide by Y tall" (προσαρμογή σε Χ σελίδες ανά πλάτος και Υ σελίδες ανά ύψος). Αν για παράδειγμα ορίσουμε "Fit to: 3 page(s) wide by 10 tall", η εκτύπωση του φύλλου θα οργανωθεί έτσι ώστε το πλάτος της περιοχής εκτύπωσης να διαιρεθεί σε τρία ίσα μέρη και το ύψος σε 10 ίσα μέρη.
*Μέγεθος χαρτιού
~ Η δεύτερη καρτέλα είναι η Margins:
Εδώ ορίζουμε τα περιθώρια γύρω από την εκτύπωση. Στο πάνω και το κάτω μέρος των περιθωρίων τοποθετούνται κεφαλίδες και υποσέλιδα (header - footer).
Επίσης ορίζουμε και κεντράρισμα της εκτύπωσης (Center on page).
~ Η τρίτη καρτέλα είναι η Header/Footer, όπου ορίζουμε κεφαλίδες και υποσέλιδα:
Στα δύο πλαίσια εμφανίζονται η κεφαλίδα και το υποσέλιδο όπως θα είναι στην εκτύπωσή μας. Επιλέγουμε έτοιμες μορφές από τις drop down lists που ανοίγουν με το βελάκι που δείχνει προς τα κάτω, ή ορίζουμε τι θα υπάρχει σε τρεις περιοχές της κεφαλίδας / του υποσέλιδου, δηλαδή στο αριστερό άκρο, στο μέσον και στο δεξιό άκρο, κάνοντας κλικ στα κουμπιά "Custom Header" και "Custom Footer".
~ Η τελευταία καρτέλα είναι η Sheet:
Εδώ ορίζουμε:
*Την περιοχή εκτύπωσης (Print area) αν δεν το έχουμε ήδη κάνει.
*Ποιές γραμμές θα επαναλαμβάνονται στην κορυφή όλων των εκτυπωμένων σελίδων ("Rows to repeat at top")
*Ποιές στήλες θα επαναλαμβάνονται στην αριστερή πλευρά όλων των εκτυπωμένων σελίδων ("Columns to repeat at left")
Οι δύο αυτές επιλογές έχουν την εξής έννοια:
Αν το φύλλο μας έχει μεγάλο ύψος και χωριστεί σε 10 σελίδες καθ' ύψος, οι τίτλοι των στηλών (στο παράδειγμά μας: ΙΑΝΟΥΑΡΙΟΣ 2012, ΦΕΒΡΟΥΑΡΙΟΣ 2012 κ.λπ.) θα φαίνονται μόνο σε κάποιες από τις σελίδες. Στις υπόλοιπες σελίδες θα φαίνονται μόνο στήλες με νούμερα, τα οποία θα είναι δύσκολο να καταλάβουμε σε ποιό μήνα αντιστοιχούν. Αν επιλέξουμε ότι η γραμμή 3 με τους τίτλους των στηλών θα επαναλαμβάνεται στην κορυφή όλων των εκτυπωμένων σελίδων, τότε σε όλες τις σελίδες οι στήλες θα έχουν τίτλο και θα μπορούμε να τις διαβάσουμε πιο εύκολα.
Αν το φύλλο μας έχει μεγάλο πλάτος και χωριστεί σε 3 σελίδες κατά πλάτος, οι τίτλοι των γραμμών (στο παράδειγμά μας: ΕΙΔΟΣ 1, ΕΙΔΟΣ 2 κ.λπ.) θα φαίνονται μόνο σε κάποιες από τις σελίδες. Στις υπόλοιπες σελίδες θα φαίνονται μόνο γραμμές με νούμερα, τα οποία θα είναι δύσκολο να καταλάβουμε σε ποιό είδος αντιστοιχούν. Αν επιλέξουμε ότι η στήλη Α με τους τίτλους των γραμμών θα επαναλαμβάνεται στην αριστερή πλευρά όλων των εκτυπωμένων σελίδων, τότε σε όλες τις σελίδες οι γραμμές θα έχουν τίτλο και θα μπορούμε να τις διαβάσουμε πιο εύκολα.
Και στις τέσσερις αυτές καρτέλες του παραθύρου της εντολής Διαμόρφωση σελίδας / Page setup, στο κάτω μέρος υπάρχει το κουμπί Προεπισκόπηση εκτύπωσης / Print Preview. Με αυτήν την εντολή βλέπουμε τις σελίδες ακριβώς όπως θα εκτυπωθούν στο χαρτί.
Στο βίντεο που ακολουθεί γίνεται επίδειξη των παραπάνω λειτουργιών. Για να το δείτε κάντε δεξί κλικ επάνω του και στη λίστα εντολών ("μενού") που θα εμφανιστεί πατήστε στο Play/Αναπαραγωγή. Με τον ίδιο ακριβώς τρόπο σταματάτε την αναπαραγωγή του.
Σημείωση: Αν έχουμε κάνει ομαδοποίηση φύλλων και είναι συγχρόνως ενεργά περισσότερα από ένα, τότε η εντολή εκτύπωσης θα τα αντιμετωπίσει ως σύνολο (θα τα τυπώσει όλα, αν στα υποσέλιδα έχουμε τοποθετήσει αρίθμηση σελίδων αυτή θα είναι συνεχόμενη από την πρώτη σελίδα του πρώτου φύλλου μέχρι την τελευταία σελίδα του τελευταίου φύλλου κ.λπ.)
ια) Ταξινόμηση και οργάνωση δεδομένων σε φύλλα
Το Excel μας δίνει τη δυνατότητα να ταξινομήσουμε και να εντοπίσουμε δεδομένα που έχουμε τοποθετήσει σε κελιά φύλλων εργασίας.
ια1) Ταξινόμηση (Sort)
Για να ταξινομήσουμε δεδομένα χρησιμοποιούμε την εντολή Ταξινόμηση / Sort. Στο Excel 2003 και τα προγενέστερα βρίσκεται στο μενού Δεδομένα / Data, ενώ στο Excel 2007 και τα μεταγενέστερα βρίσκεται στο Ribbon > καρτέλα Data > πλαίσιο Sort & Filter.
Για να ταξινομήσουμε έναν πίνακα μαρκάρουμε πρώτα με το ποντίκι ΟΛΑ τα κελιά του και μετά ενεργοποιούμε την εντολή Sort. Αν χρησιμοποιήσουμε την εντολή χωρίς να έχουμε μαρκάρει όλα τα κελιά, τότε η σειρά των κελιών θα αλλάξει μόνο στο μαρκαρισμένο μέρος του πίνακα με αποτέλεσμα τα δεδομένα μας να ανακατευθούν και να είναι άχρηστα.
Παρατηρείστε τα παρακάτω παραδείγματα:
Στα κελιά Α2 έως Β7 υπάρχει ένας πίνακας με τις πωλήσεις πέντε ειδών σε κιλά. Για να τον ταξινομήσουμε ως προς τα κιλά σε αύξουσα σειρά, μαρκάρουμε όλα τα κελιά Α2:Β7 και πατάμε το κουμπί Sort που φαίνεται σε κόκκινο πλαίσιο στο Ribbon.
Στο παράθυρο της εντολής που ανοίγει επιλέγουμε να είναι μαρκαρισμένη η εντολή "My data has headers" (Τα δεδομένα έχουν επικεφαλίδες) έτσι ώστε τα κελιά Α2 και Β2 όπου έχουμε γράψει "ΠΡΟΪΟΝ" και "ΚΙΛΑ" να μην εμπλακούν στην αλλαγή θέσης των κελιών.
Στο πρώτο πλαίσιο "Sort by" επιλέγουμε με βάση τα δεδομένα ποιάς στήλης θα γίνει η ταξινόμηση (επιλέγουμε "ΚΙΛΑ") και στο τελευταίο πλαίσιο επιλέγουμε "A to Z" (αύξουσα σειρά). Η άλλη επιλογή είναι "Z to A" που είναι η φθίνουσα σειρά.
Πατάμε ΟΚ και ο πίνακας θα πάρει μορφή ίδια με αυτήν που έχουμε αντιγράψει δίπλα και έχουμε σημειώσει με πράσινο πλαίσιο.
Για να ταξινομήσουμε τα ίδια δεδομένα σε έναν πίνακα χωρίς επικεφαλίδες, τα οποία έχουμε τοποθετήσει στα κελιά Η1 έως Ι5, πρέπει να προσέξουμε να μην είναι μαρκαρισμένη η επιλογή "My data has headers". Στο πλαίσιο "Sort by" επιλέγουμε τη στήλη του Excel (Η ή Ι) με βάση τα δεδομένα της οποίας θα γίνει η ταξινόμηση.
Ο πίνακας στα κελιά Α4 έως C9 περιέχει επιπλέον και την τιμή κάθε πρϊόντος.
Δίπλα του βρίσκεται ο ίδιος πίνακας με τα δεδομένα ταξινομημένα μόνο ως προς την τιμή τους.
Στο δεξιό άκρο της εικόνας βρίσκεται ο ίδιος πίνακας ταξινομημένος κατά την τιμή και ακολούθως και ως προς τα κιλά. Κατ' αυτόν τον τρόπο τα προϊόντα B, Γ και Δ τα οποία έχουν όλα τιμή 5,00 € αλλάζουν σειρά και ταξινομούνται κατ' αύξουσα σειρά πωλήσεων.
Αυτό το πετυχαίνουμε προσθέτοντας τη δεύτερη ταξινόμηση με το κουμπί "Add level" το οποίο έχουμε σημειώσει με κόκκινο πλαίσιο.
Ταξινόμηση δε γίνεται μόνο σε αριθμητικές τιμές αλλά και σε κέιμενο, έτσι ώστε τα δεδομένα πίνακα να τοποθετηθούν αλφαβητική σειρά.
Αριστερά στην εικόνα βρίσκεται πίνακας πριν την ταξινόμηση και δεξιά μετά
την ταξινόμηση ως προς το επίθετο.
ια2) Εντοπισμός καταχωρήσεων σε πίνακα με Αυτόματο Φίλτρο (Auto Filter)
Μπορούμε να φιλτράρουμε τις καταχωρήσεις σε έναν πίνακα και να εμφανίσουμε μόνον αυτές που ταιριάζουν σε ορισμένα κριτήρια με την εντολή Filter, σύμφωνα με το παράδειγμα των επόμενων εικόνων:
Ας υποθέσουμε ότι έχουμε αποθηκεύσει σε ένα φύλλο του Excel τα δεδομένα για τη συλλογή μας με κύπελλα
Μαρκάρουμε όλον τον πίνακα μαζί με τους τίτλους των στηλών και πατάμε το κουμπί Filter που φαίνεται στην εικόνα.
Στο Excel 2003 και τα παλαιότερα ενεργοποιούμε την εντολή Auto Filter (Αυτόματο Φίλτρο) η οποία βρίσκεται στο μενού Δεδομένα (Data).
Δίπλα στον τίτλο κάθε στήλης εμφανίζεται ένα κουμπί με βέλος που δείχνει προς τα κάτω.
Επιλέγουμε ποιές γραμμές δεδομένων θα εμφανίζονται στον πίνακα από αυτά τα κουμπιά. Αν θέλουμε να δούμε μόνο τα κεραμικά κύπελλα, πατάμε το κουμπί στη στήλη ΥΛΙΚΟ και επιλέγουμε μόνο ΚΕΡΑΜΙΚΟ.
Το αποτέλεσμα φαίνεται στην παρακάτω εικόνα:
Παρατηρείστε ότι το κουμπί στη στήλη ΥΛΙΚΟ έχει αλλάξει για να μας δείξει ότι σε αυτήν τη στήλη έχει γίνει κάποιο φιλτράρισμα, και ότι οι αριθμοί - ονόματα γραμμών έχουν μπλε χρώμα και δεν είναι συνεχόμενοι, γεγονός που δείχνει ότι κάποιες γραμμές είναι κρυμένες.
Μπορούμε να συνεχίσουμε το φιλτράρισμα: αν αναζητούμε τα κεραμικά κύπελα τα οποία έχουν κόκκινο χρώμα και διακόσμηση, κάνουμε τις αντίστοιχες επιλογές στις στήλες ΧΡΩΜΑ και ΔΙΑΚΟΣΜΗΣΗ:
ιβ) Γραφικές παραστάσεις (Charts)
Δημιουργούμε γραφικές παραστάσεις για δεδομένα που βρίσκονται σε φύλλο του Excel με την εξής εντολή:
~ Στο Office XP / 2003:
Μενού Εισαγωγή > Γράφημα (Insert > Chart)
~ Στο Office 2007 και τα μεταγενέστερα:
Ribbon > καρτέλα Insert > πλαίσιο Charts
Πριν ενεργοποιήσουμε την εντολή πρέπει να έχουμε μαρκάρει όλα τα στοιχεία από τα οποία θα δημιουργηθεί η γραφική παράσταση, μαζί με τυχόν τίτλους.
Παρατηρείστε τα δύο ακόλουθα παραδείγματα:
α) Μαρκάρουμε τον πίνακα που χρησιμοποιήσαμε και σε προηγούμενη παράγραφο και κάνουμε κλικ στην εντολή "Pie" την οποία έχουμε σημειώσει με κόκκινο πλαίσιο:
Μπορούμε να επεξεργαστούμε τη γραφική παράσταση μετά τη δημιουργία της, κάνοντας διπλό κλικ ή δεξί κλικ επάνω της.
β) Στην επόμενη εικόνα βλέπουμε γραφική παράσταση στην οποία παρουσιάζουμε συγχρόνως δύο σειρές δεδομένων. Κάναμε επιλογή από το είδος "Column".
